Traer a un Nuevo Empleado

Obtén información sobre qué tener en cuenta al incorporar y configurar un nuevo empleado.

Enero 2025

Introduction

¡Felicitaciones por contratar a su nuevo empleado! A medida que los incorpore, hay dos procesos clave que querrá emprender. Primero, querrá incorporarlos, es decir, tener un proceso para darles la bienvenida al equipo y darles una idea de cómo funciona la organización y su cultura. En segundo lugar, querrá ejecutar los procesos internos para configurar a su nuevo empleado para que esté listo para recibir pagos y soporte desde el principio.

Ambos procesos deben implementarse al mismo tiempo, pero para mayor claridad en esta herramienta, vamos a separarlos en secciones.

Incorporación

Un proceso de incorporación bien diseñado e implementado puede beneficiar a su empresa al garantizar que su nuevo miembro del personal tenga la información y el apoyo necesarios para cumplir con los objetivos de su programa. Aquí hay una lista de temas a considerar al diseñar su proceso de incorporación:

Cálida bienvenida: La incorporación es una oportunidad para ayudar a su nuevo empleado a sentirse incluido y parte de su organización. Piense en maneras en que podría darles una cálida bienvenida a su programa. Puede considerar una reunión y saludo, una carta de bienvenida o un correo electrónico al personal y las familias, o tal vez un pequeño regalo de bienvenida. Desea transmitir el mensaje de que está contento de que su nuevo empleado se haya unido a su programa.

Visión, valores y filosofía: Es probable que haya compartido estas ideas durante su entrevista con su nuevo empleado, pero ahora, en su incorporación hay una oportunidad para que su nuevo empleado comprenda realmente cómo se viven su visión, valores y filosofía en su programa. Esté preparado para compartir sobre su misión, las esperanzas y deseos que tiene para su programa, y cómo ve a su nuevo empleado trabajando para que esas cosas sucedan.

Procesos formales: Tal vez ciertos formularios deben completarse de cierta manera, o tiene un plan de estudios particular que sigue, procedimientos de papeleo del programa de alimentos, dónde registrar sus horas trabajadas y métodos de comunicación familiar. Si bien estas son solo algunas cosas a considerar, querrá asegurarse de capacitar a su nuevo empleado sobre cómo se realizan los procesos formales en su programa y no asuma que si hubieran estado trabajando en otro lugar, sabrán cómo hace las cosas.

Operaciones: Cada empleado viene a trabajar con ganas de hacer un buen trabajo. Ayudar a un empleado a entender cómo funcionan las cosas en su programa ayudará a su nuevo empleado a tener éxito. Las cosas para compartir con un nuevo empleado son la mejor manera de comunicarse con usted y otros miembros del personal, su código de vestimenta, las reglas de la sala de descanso, dónde estacionar, etc. Este es un gran lugar para ayudar a un nuevo empleado a comprender su papel en su programa.

Políticas y procedimientos: Revisar las políticas y procedimientos en su manual del empleado ayudará a su empleado a comprender mejor no solo cuáles son sus políticas y procedimientos, sino también por qué están en su manual. Este es un buen momento para revisar la política de asistencia, los procedimientos de entrada y salida, cómo comunicarse e interactuar con las familias, las políticas sobre el trabajo con niños, etc. Asegúrese de dejar espacio para que su nuevo empleado haga preguntas. Recuerde que el objetivo es que un empleado entienda cómo se hacen las cosas en su programa y se sienta seguro de que puede hacer las cosas que usted espera.

Procedimientos de emergencia: Su nuevo empleado puede venir con experiencia en el manejo de emergencias, o este puede ser su primer trabajo. Piense en cómo desea apoyarlos y equiparlos con el conocimiento y la confianza que usan en una emergencia.

Expectativas: La forma en que sus empleados interactúan con los niños, las familias y entre sí diariamente tiene un gran impacto en su negocio. Tómese el tiempo para delinear sus expectativas para que sus empleados entiendan las tareas y comportamientos que se esperan de ellos. Este es un gran lugar para ayudar a un nuevo empleado a sentirse apoyado por usted y las otras personas en su programa.

Dependiendo de las necesidades y características específicas de su negocio, también puede haber otros elementos para incluir en su proceso de incorporación. Dedique algún tiempo a pensar qué es lo que los nuevos empleados necesitan saber para tener éxito trabajando en su programa. Asegúrese de que su empleado tenga fácil acceso a una copia del Manual del Empleado para que pueda recurrir a él cuando lo necesite. Incluya los elementos de la lista de verificación de Orientación para nuevos empleados proporcionada por la Oficina de la Primera Infancia y Aprendizaje Extracurricular (Office of Early Childhood and Out-of-School Learning). Cree un lugar para que usted y el empleado documenten cada punto tratado y guarde ese formulario con iniciales en el expediente del empleado.

Un proceso de incorporación efectivo debe involucrar a otras personas. Como líder del programa, la responsabilidad no tiene que recaer únicamente sobre sus hombros. Utilice las habilidades y fortalezas de sus empleados actuales para ayudar a traer a una nueva persona a su programa. Algunos programas optan por tener un programa de mentores o compañeros donde un nuevo empleado se empareja con un empleado más experimentado que puede servir como recurso. Cuando los empleados se sienten conectados con sus compañeros de trabajo, es más probable que se mantengan comprometidos y sigan trabajando en su programa.

Reconociendo que aprender cosas nuevas puede llevar algún tiempo, un proceso de incorporación exitoso ocurre durante varios meses. Al diseñar su proceso de incorporación, divida las cosas que un nuevo empleado necesita saber y divida esas cosas durante un período de tiempo lógico. Una forma de hacerlo es describir lo que un nuevo empleado en su programa necesita saber el día 1, la semana 1, el mes 1 y el mes 3, similar al siguiente ejemplo.

Por último, planee sacar tiempo para conectarse con su nuevo empleado regularmente, especialmente al comienzo de su tiempo con usted. El objetivo es que ambos estén bien familiarizados con las políticas y procedimientos de su programa y también que usted los ayude a continuar aprendiendo y creciendo en su programa. Usted conoce el poder de la conexión con los niños pequeños y sus familias, lo mismo es cierto para sus empleados. Un poco más de tiempo y atención puede recorrer un largo camino en la construcción de la viabilidad de su negocio.

Configuración de un nuevo empleado

Si bien desea asegurarse de que está incorporando a su empleado de manera efectiva; También querrá asegurarse de terminar su proceso de contratación de acuerdo con las regulaciones y configurarlas para el pago y los beneficios.

Si este empleado es el primero antes de comenzar a inscribirlo, asegúrese de tener un Número de Identificación del Empleador (EIN). Puede solicitar un EIN en línea, por correo, por fax o por teléfono, puede obtener más información aquí. Al solicitar un EIN, deberá proporcionar información sobre su negocio, como el nombre legal, la dirección y el tipo de entidad. También es posible que deba proporcionar información sobre la parte responsable o el propietario del negocio. Es importante tener toda la información necesaria a mano antes de presentar la solicitud para garantizar un proceso de solicitud sin problemas. Con su EIN en la mano, querrá seguir los siguientes pasos:

Verifique que su empleado sea elegible para trabajar en los Estados Unidos: Todos los empleadores deben verificar que sus empleados sean elegibles para trabajar en los Estados Unidos dentro de los primeros tres días de empleo. Debe usar el Formulario I-9 para verificar la identidad de un empleado y su elegibilidad para trabajar. Debe conservar el Formulario I-9 y todos los documentos de respaldo durante al menos tres años si el empleado se queda con usted. Si dejan el empleo con usted, el formulario puede ser destruido después de un año. En cualquier caso, dado que tendrá información confidencial, querrá guardarla en un lugar seguro e, idealmente, tener una copia digital o externa, en caso de que la necesite.

Haga que su empleado complete el Formulario W-4: El formulario W-4 se utiliza para determinar la cantidad de impuestos federales sobre la renta que debe retener de la nómina de su empleado. Su empleado debe completar el Formulario W-4 antes de recibir su primer cheque de pago. Este es otro documento que deberá guardar en un lugar seguro con una copia de seguridad. En este caso, debe conservarlo durante al menos cuatro años después de que un empleado se haya ido. En muchos casos, una compañía de nómina hará esto por usted, por lo que es posible que desee preguntarles si esto es algo que harán por usted.

Alerte al estado: Debe informar al estado sobre su nuevo empleado. Haga clic aquí para obtener más información sobre los requisitos de informes de nuevas contrataciones. Si tiene una compañía de nómina, es posible que desee consultar con ellos primero; muchas veces las compañías de nómina lo harán por usted.

Configure la nómina y los beneficios: Debe configurar la nómina para calcular los salarios de sus empleados, retener impuestos y realizar las deducciones apropiadas. Por lo general, utilizará un servicio de nómina para esto y puede proporcionar un enlace para que el nuevo empleado configure una cuenta para sí mismo. Además, querrá conectarlos con cualquier forma necesaria para usar beneficios como la jubilación o la atención médica.

Informe y pague impuestos: Debe informar y pagar impuestos sobre el empleo al IRS y a su estado. Esto incluye los impuestos del Seguro Social y Medicare, los impuestos federales y estatales de desempleo y cualquier impuesto estatal sobre la renta.

¡Ahora usted y su empleado están listos para trabajar! Recuerde que a medida que avanza, es importante mantener registros precisos de las horas trabajadas de su empleado, los salarios pagados y los impuestos retenidos, así como cualquier promoción, aumento o problema. Si tiene preguntas sobre cómo clasificar a su nuevo empleado de manera adecuada, consulte Clasificación de personal: contratistas o empleados.

El contenido incluido en esta guía ha sido adaptado de Lean Recruitment: Finding Better Talent Faster (2017), de Gary Romano y Alison LaRocca.

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