¿Cómo puedo crear un plan de negocio sencillo de una página?
Manteniendo el ritmo a lo largo del año
Los planes empresariales o de cualquier tipo pueden ser de gran valor para mantener el rumbo de su empresa a lo largo del año. Estos planes deben ser documentos reales a los que se pueda acceder con frecuencia. También deben ser adaptables y flexibles para ajustarse a las necesidades siempre cambiantes de su negocio y del mercado en el que se encuentra (piense en los muchos cambios que ha tenido que hacer en los últimos dos años: ¡era usted quien adaptaba su plan de negocio!) Tampoco existe una fórmula fija para los planes de negocio. Los planes de negocio pueden asumir distintas formas y tener diferentes propósitos, desde ayudar a planificar el año, a trazar el curso de los próximos cinco años, o incluso ayudar a planificar la expansión de la empresa. En esta guía, nos centra- remos en un enfoque sencillo para un plan de negocio de una página y un año de duración que le ayude a mantenerse encaminado de una manera que sea fácil de seguir y mantener a lo largo del año.
El plan de negocio que presentamos aquí es una versión reducida que será fácil de actualizar y utilizar cada año. Está diseñado para comunicar de forma concisa sus objetivos, impulsados por sus realidades actuales, de forma similar a un mapa. Es el más adec- uado para los proveedores de servicios de cuidado infantil en el hogar o los centros más pequeños. Las empresas de cuidado infantil más grandes o las que van a abrir un nuevo local o negocio probablemente encon- trarán que un plan estratégico o un plan de negocio más extenso será de mayor valor.
Elaboración del Plan
El plan puede desarrollarse en cuatro pasos (todos ellos a continuación). Muchas de las secciones del plan estarán vinculadas a otras herramientas y libros de trabajo disponibles en My SPARK Learning Lab. Recuerde que no tiene que elaborar esto solo: ¡hay consultores empresariales gratuitas disponibles!
Paso 1: Establezca Su Propuesta de Valor
Su propuesta de valor responde a la pregunta “¿Por qué usted?”
Puede pensar en su(s) último(s) año(s) y en los comentarios que ha recibido que demuestran por qué las familias y los niños disfrutan de su programa. Si tiene empleados de cualquier tipo, piense en lo que hace para asegurarse de que estén contentos y permanezcan en su empresa, así como para atraer a nuevas personas cuando sea necesario.
Su propuesta de valor puede ser importante porque le recuerda por qué los niños y las familias aprecian su servicio. Esto es importante no sólo para que usted lo tenga presente como propietario del negocio, sino también para que lo utilice cuando hable con otras familias. Le proporciona un recordatorio conciso de lo que hace en su negocio. Las propuestas de valoración ayudan a enmarcar algunas de las decisiones comerciales importantes que tomará, como la forma de fijar sus tarifas, atraer a los mejores talentos y promocionar sus servicios para inscribir a más familias. Podría escribir páginas y páginas sobre estas ideas, pero en este caso, le recomendamos que utilice un formato muy sencillo para crear su propuesta de valor. En concreto, queremos que responda a tres preguntas:
¿Dónde atiende a las familias y a los niños? Puede ser en su barrio o en su ciudad. Tal vez su cobertura sea más amplia: en un condado o una región.
¿Cuáles son los grupos de edad a los que atiende? ¿Atienden a bebés y niños mayores? ¿O tal vez sólo a niños en edad preescolar? ¿Qué hay de los niños después de la escuela?
¿Qué es lo que más les gusta a los padres, a los niños y al personal de su negocio? ¿Qué es lo que les hace volver? Puede que sea usted directamente. Muchas veces la gente dirá que es el proveedor de cuidados en familia o el director de un centro pequeño el que les hace volver, o podría ser su ubicación o la proximidad del transporte, u otras razones. No hay una respuesta buena o mala para esto; si siente que no está seguro, no dude en preguntar a algunos padres. Nunca está de más decir que está planeando mejorar aún más los servicios que reciben y que le gustaría recibir su opinión. De forma muy sencilla, puede ser una conversación al recoger al niño en la que le diga: “Oye, estoy trabajando en cómo podemos mejorar nuestros servicios este año. Tengo curiosidad por saber qué es lo que más le gusta de tener a su hijo aquí. ¿Qué es lo que más le gusta a [nombre del niño]? ¿Hay algo que le gustaría que mejoráramos? Si ha tenido a su hijo en otros centros o en una guardería en casa, ¿qué es lo que hacemos bien o lo que podríamos mejorar?
Para recopilar las sugerencias del personal, puede emitir una breve encuesta anónima o disponer de un buzón de comentarios para obtener esta información.
Estas preguntas, aunque muy sencillas, pueden ser increíblemente útiles en su planificación. Al empezar con sus clientes y su personal, está construyendo su plan sobre la base más importante, que son las personas que pagan y utilizan sus servicios y las que le ayudan a proporcionarlos. No sólo son sus clientes y su personal, sino que suelen ser sus mejores promotores: muchos proveedores de servicios de guardería se basan principalmente en las referencias de otras familias y de personas de confianza, que pueden ser también sus empleados.
Paso 2: Evalúe Su Situación Actual
El siguiente paso consiste en echar un vistazo general al rendimiento de su negocio y escribir una lista básica de lo que está funcionando bien frente a lo que necesita mejorar. De nuevo, esto no tiene que ser páginas y páginas. Para llevar a cabo esta evaluación básica necesitará algunos datos sobre los que debe basarse:
Los comentarios de los padres y el personal y
Las finanzas del negocio: un presupuesto mensual y un flujo de caja de 12 meses. (Puede encontrar estas herramientas en My SPARK Learning Lab y utilizarlas de forma independiente o con un consultor de negocios). Esto le permitirá saber qué demandas financieras hay. Recuerde que debe ser realista en ambas cosas para una mejor planificación.
Le recomendamos que primero examine las respuestas que obtuvo de sus padres y del personal, seguido de sus finanzas, y que responda a algunas de estas sencillas preguntas:
¿Qué es lo que más les gusta a los padres? ¿Qué es lo que menos les gusta?
¿Qué es lo que más le gusta al personal? ¿Qué es lo que menos les gusta?
Cuando miras sus finanzas, ¿va a ser rentable? ¿Va a ganar dinero al final del año?
Al mirar su pronóstico de inscripción, ¿hay algún mes que le preocupe porque la inscripción de los estudiantes disminuirá? ¿Tendrá varios niños que prescindirán de la atención?
Lo que está haciendo no es sólo ayudar a crear su plan para el año, sino también crear temas de conversación que puede utilizar a medida que continúe manteniendo su negocio en funcionamiento durante todo el año. Así que ahora, cuando evalúe la información, algunas de las preguntas que puede hacerse son:
¿Qué va a mantener la rentabilidad durante todo el año — necesita más niños inscritos a mitad de año?
¿Saldrán algunos niños para el kindergarten? ¿Cuántas plazas necesitará cubrir? ¿Tiene una lista de espera en aumento? Si anticipa un crecimiento o está al límite de su capacidad, ¿piensa ampliar su centro?
¿Qué quieren y necesitan los padres y cómo va a ajustar los servicios de su programa para satisfacer esas necesidades? ¿Hay formas de satisfacer fácilmente esas necesidades? Tal vez las familias quieran un horario un poco más largo, y usted puede cambiar su horario en consecuencia; tal vez quieran un determinado servicio u oportunidad.
¿Y su personal? ¿Informan que desean un salario o beneficios adicionales? ¿Tiene problemas para encontrar personal?
Paso 3: Realizar un Análisis FODA
Una vez que haya evaluado su situación actual, querrá realizar un análisis de las Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas (FODA) de su empresa. Esta es una forma sencilla pero muy eficaz de clasificar las ideas. Mediante el análisis FODA dividirá sus datos en cuatro cuadrantes: si un factor es positivo o negativo, y si se trata del presente o del futuro. Las Fortalezas y Debilidades son las características positivas y negativas actuales de la empresa. Las Oportunidades y las Amenazas son los posibles factores futuros que pueden afectar positivamente o dificultar el impacto y el crecimiento.
Realizar un análisis FODA en equipo será más eficaz. Utilizar una pizarra blanca o una hoja de papel grande permitirá a su equipo recopilar y visualizar sus ideas. Tome la pizarra o el papel y divídalo en cuatro casillas denominadas Fortalezas, Debilidades, Oportunidades y Amenazas. El objetivo de esta actividad es tener una visión clara en cada una de las áreas y utilizar esta visión para construir su plan de negocio.
Cada miembro del equipo debe aportar varias afir- maciones que correspondan a cada área. Estas afirmaciones pueden escribirse en notas adhesivas que se pegarán en el área correspondiente de la pizarra. Un punto fuerte podría ser, “nuestro negocio está abierto más horas que la competencia,” y un punto débil podría ser, “tenemos problemas de rotación de personal.”
Una oportunidad podría ser: “tenemos espacio para aumentar las inscripciones” y una amenaza podría ser: “hay un nuevo negocio que va a abrir cerca.” Una vez publicadas las afirmaciones de cada área, deberán discutir juntos qué afirmaciones son las más relevantes. Esas afirmaciones relevantes le proporcionarán una perspectiva clara de su organización y le permitirán enfocarse a medida que avanza hacia el siguiente paso de la construcción de su plan de negocios.
Paso 4: Use Su Información para Construir Su Plan
El último paso es elaborar su plan. Vamos a llevarle paso a paso, comenzando por analizar cómo fue el año pasado y, a partir de ahí, cómo puede ser este año. A partir de esto, vamos a encontrar los objetivos que desea emprender para mantener o fortalecer su negocio.
Aparte de exponer su propuesta de valor, aquí están los componentes sugeridos de su plan de negocio:
Sus clientes (familias): Comprender lo que quiere hacer para apoyarlos durante el año
Su equipo (personal): Entender cómo puede atraer y retener al personal para que su programa siga funcionando
Su mercado (competidores, otros factores externos que afectan a sus objetivos)
Sus finanzas (una previsión financiera que le ayude a saber hacia dónde se dirige durante el año financieramente y lo que va a costar llegar hasta allí, como el nivel de inscripción)
Sus objetivos SMART (le permite rendir cuentas): Va a tener algunos objetivos relacionados con lo que planea emprender durante el año, pero asegúrese de que son SMART (específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con plazos). Los objetivos deben ser razonables y lo más ajustados posible. (Puede encontrar un herramienta de Objectivos SMART en My SPARK Learning Lab y utilizarla de forma independiente o con un consultor de negocios.)
Plantilla del Plan de Negocio
Introducción y Propuesta de Valor
Ahora estamos listos para empezar a utilizar la plantilla del plan para construir su plan. En primer lugar, ha desarrollado su propuesta de valor, el “por qué usted.” Ha recogido valiosos comentarios de sus familias y personal y puede insertarlos en una frase muy sencilla como
Nuestro Personal
Un negocio de cuidado infantil de éxito se compromete a atraer y retener a los miembros del personal y tiene un plan al respecto. Aquí es donde se explica lo que se piensa hacer para apoyar al personal durante el año, lo que le permitirá mantener, o incluso hacer crecer, su negocio. Para ello, deberá basarse en los comentarios que haya recabado sobre lo que le gusta al personal y lo que puede mejorar.
Según los comentarios que hemos recopilado, el personal de la guardería busca [característica 1], [característica 2] y [característica 3]. Podemos satisfacer las necesidades de nuestro personal actual y potencial porque [tenemos la lista de características, estamos situados en una zona de gran demanda, hemos creado una base de clientes, etc.]. Sin embargo, para seguir satisfaciendo las necesidades de nuestro personal actual y poten- cial y cumplir nuestros objetivos de [mantener o aumentar] la inscripción en el programa, nuestro plan es [estrategia de retención/reclutamiento del personal 1], [estrategia de retención/reclutamiento del personal 2] y [estrategia de retención/recluta- miento del personal 3].
“Trabajaré con nuestras familias actualmente inscritas y les pediré que nos recomienden a otras para que podamos inscribir a cinco nuevas familias antes del 1 de agosto.”
“Yo/nosotros atendemos a niños y familias de [barrio/región], [barrio/región] y [barrio/región] entre las edades de [edad inicial] y [límite de edad]. Lo que más les gusta a nuestras familias y niños es [valor/característica 1], [valor/característica 2], [valor/característica 3].”
Esta frase es muy sencilla, pero no es nada simplista; esto le permitirá recordar a lo largo del año por qué a los niños y a las familias les encanta venir a verle y permanecer con usted. Esto no sólo le ayudará a recordar el valor de su programa, sino que también le ayudará a reforzar por qué su programa es especial cuando hable con clientes potenciales e incluso cuando hable con su personal al hacerles ver lo que hace.
Nuestras Familias
Un negocio de cuidado infantil exitoso se habrá compro- metido y tendrá un plan para atraer y retener su base de clientes. Aquí es donde establece lo que planea hacer para apoyar a las familias en el próximo año que le permitirá sostener, o incluso hacer crecer, su negocio. Esto debe basarse en los comentarios que recopiló sobre lo que les gusta a las familias y lo que puede mejorar.
Según los comentarios que hemos obtenido, las familias buscan [característica 1], [característica 2] y [característica 3]. Podemos satisfacer las necesidades de las familias porque [tenemos la lista de características, estamos situados en una zona de gran demanda, hemos creado una base de clientes, etc.]. Para seguir cubriendo las necesidades de nuestras familias y [mantener o aumentar] la inscripción en el programa, nuestro plan es [añadir/mejorar la característica 1], [añadir/mejorar la carac- terística 2] y [añadir/mejorar la característica 3].
Esta frase habla de cómo va a inscribir a nuevas familias — trabajando con las familias actualmente inscritas — y de lo que va a hacer -pedir a las familias inscritas que hagan recomendaciones. Su objetivo es aumentar las inscripciones en cinco niños, y sabrá que su estrategia ha funcionado si tiene cinco nuevos niños inscritos para el 1 de agosto.
Sus objetivos pueden ser muy claros y directos, como:
“Compraremos juguetes nuevos para el patio de recreo este año” o “compraremos juguetes nuevos para el patio de recreo a finales de julio.”
En otras ocasiones, puede haber objetivos para los que le convendría trabajar con un coach empresarial para hacerlos realidad. Por ejemplo:
“Crearemos un plan de marketing para atraer a nuevas familias y así poder sustituir a los cinco niños que irán a la escuela primaria este año.”
Como puede ver en el segundo caso, se está compro- metiendo a hacer algo, pero no tiene necesariamente todas las respuestas todavía porque le va a llevar algún tiempo averiguar cómo debe hacer el marketing: puede que tenga que crear una página web, hablar con las familias o quizás ofrecer algunos incentivos a sus familias actuales para que le recomienden. En este caso, se compromete y se responsabiliza de cumplir su objetivo al tenerlo por escrito.
Ejemplo de Objetivo de Extensión
Le recomendamos que también se tome un tiempo para pensar en un objetivo ambicioso, que es un objetivo que lo impulsará un poco más para ayudarlo a construir su negocio con el tiempo. El objetivo ambicioso puede ser algo muy complejo, como ingresar al sistema QRIS o aumentar su calificación de calidad. También podría ser algo muy simple, como poder renovar la habitación de su casa que se usa principalmente para el cuidado de los niños o crear un nuevo parque infantil.
“Vamos a crear un nuevo patio de recreo para que nuestros niños tengan nuevos equipos al aire libre para usar, y lo haremos dentro de dos años.”
Como puede ver, este ejemplo de meta ampliada va más allá del plan anual. Los objetivos ambiciosos pueden ayudarlo a mantenerse encaminado y manten- erlo pensando en lo que debe hacer ahora y en los próximos pasos. El objetivo ambicioso es un caso atípico porque es posible que no se logre dentro de
un año; sin embargo, es bueno recordarse lo que va a hacer a través de ese objetivo ambicioso, por qué lo está haciendo y cuándo.
¿Necesita Ayuda?
Si necesita ayuda para elaborar su plan de negocio anual o le vendría bien desarrollar sus objetivos y un plan para alcanzarlos, un consultor empresarial podría ser una buena opción para usted. Para solicitar una consulta empresarial gratuita e individualizada, visite indianaspark.com/civitas.
Nuestro Mercado
Aquí es donde ingresará su análisis FODA.
Nuestro Plan Financiero
Debe incluir su pronóstico financiero. Esto incluye el presupuesto anual y el análisis del flujo de caja a 12 meses. Hay que vigilar todo esto a lo largo del año y asegurarse de que lo que se ha previsto se mantiene en el objetivo. Y si no es así, asegúrese de entender por qué y haga los ajustes pertinentes. Su previsión financiera debe incluir cualquier aumento de las inscrip- ciones y de los ingresos que prevé . También debe reflejar los datos de personal, la remuneración y los beneficios que se prevén.
Nuestros Objetivos
Esta es la sección final del plan de negocio, en la que se establece qué es exactamente lo que piensa hacer para mejorar o ampliar su negocio, basándose en la información que ha reunido y evaluado y en qué fecha. Esto da sentido a su plan, lo hace real y le permite saber específicamente qué es lo que tendrá que hacer. Puedes optar por seguir el formato de objetivos SMART o el formato de tres elementos: 1) el qué, 2) el cómo y 3) cómo sabrá que ha funcionado. Ambos son formatos sencillos pero le mantendrán en buen camino y le permitirán responsabilizarse de hacer las cosas.
Ejemplo de Objetivo SMART
Si usted sabe que tiene que aumentar el número de niños a mitad de año porque algunos irán a la escuela primaria, puede decir:
Descargo de responsabilidad
La información aquí contenida ha sido preparada por Civitas Strategies Early Start y no pretende constituir consultar legal, fiscal o financiero. El equipo de Civitas Strategies Early Start ha realizado esfuerzos razonables para recopilar, preparar y proporcionar esta información, pero no garantiza su exactitud, integridad, adecuación o actualización. La publicación y distribución de esta información no pretende crear, y su recepción no constituye, una relación abogado-cliente o cualquier otra relación de consultar. La reproducción de esta información está expresamente prohibida.