Estrategias de Gasto de Subvenciones y Documentación de Gastos

Estrategias de Gasto

Área de Inversión 1: Resiliencia Financiera

¿Necesita compensar la pérdida de ingresos?

El impacto financiero de la pandemia en las empresas de cuidado infantil no puede subestimarse. Muchos programas han lidiado con cierres, disminución de inscripciones y tasas de asistencia inconsistentes que contribuyeron a una pérdida significativa de ingresos. Muchos dueños de negocios de cuidado infantil tomaron préstamos, recurrieron a sus ahorros y dejaron de pagarse a sí mismos para administrarlos. Los fondos de la subvención pueden respaldar su recuperación de esas pérdidas y ayudar a restablecer los salarios.

Muchas empresas se endeudaron para sobrevivir a la pandemia. Independientemente de la fuente de la deuda, el Préstamo por Daños Económicos por Desastre (EIDL) de la Administración de Pequeñas Empresas u otra deuda comercial, la deuda acumulada hace que sea significativamente más difícil para su empresa recuperarse. Por lo general, los pagos mensuales de su deuda consisten en un porcentaje del saldo principal restante de su préstamo. Cuanto mayor sea este saldo, mayor será el interés que paga cada mes. Priorizar el pago de esta deuda es una buena estrategia que lo ayudará a continuar sirviendo a las familias y reposicionar la capacidad de su negocio para obtener ganancias al reducir sus costos mensuales. Esta estrategia ayudará a liberar ingresos para utilizarlos en otros gastos necesarios para que su programa funcione.

Además de pagar la deuda, los fondos se pueden usar para mantenerse al día con otros pagos de rutina mientras se recupera. Por ejemplo, si tiene problemas para pagar los gastos regulares, como los servicios públicos o los pagos de la vivienda (hipoteca o alquiler), puede usar estos fondos para mantener las operaciones hasta que las condiciones se estabilicen para usted.

¿Estás preparado para emergencias financieras?

Ciertamente, la pandemia ha aumentado los costos de los gastos existentes, ha creado nuevos gastos y ha contribuido a que tenga menos ingresos. Esto hace que el presupuesto para su nueva realidad sea una característica clave de su plan para operaciones continuas. No planificar ni contabilizar estos nuevos gastos y las próximas emergencias podría poner su negocio en peligro de cierre permanente.

Un presupuesto mensual puede ser un buen punto de partida para una operación más pequeña, como un cuidado de niños en el hogar. Una vez que se sienta cómodo con el proceso de presupuestación, un flujo de efectivo de seis meses puede ser la opción de siguiente nivel para realizar un seguimiento de los fondos entrantes y salientes.

Una vez que tenga una idea de lo que permitirá su presupuesto, debe considerar reservar fondos para un día lluvioso. Se recomienda que las empresas tengan los gastos de tres meses disponibles en un fondo de emergencia, para que pueda continuar pagando sus facturas de rutina durante tiempos de desafíos financieros.

¿Cuenta con los sistemas para administrar sus responsabilidades financieras y de mantenimiento de registros?

Tener una forma definida de realizar un seguimiento de sus ingresos y gastos hará que sea más fácil cumplir con su decisión de seguir un presupuesto. Tener información precisa para informar su presupuesto fortalecerá su capacidad para recuperarse. Muchos proveedores pueden realizar un seguimiento de sus finanzas con un sistema de contabilidad básico y una cuenta bancaria comercial. Inicialmente, este seguimiento puede ser tan simple como tener un método para registrar los ingresos semanales de la matrícula y los pagos, los gastos que ha tenido que pagar y almacenar registros de esas transacciones o recibos.

Una vez que tenga esos conceptos básicos de negocios, puede considerar el uso de sistemas electrónicos para rastrearlos con más facilidad. Los sistemas en línea como FreshBooks, QuickBooks y Gusto pueden ayudar con la contabilidad y la nómina. Estos sistemas pueden brindarle información en tiempo real sobre su perspectiva financiera y ayudarlo a tomar las decisiones necesarias. Estos sistemas también lo ayudarán durante el tiempo de impuestos, para que pueda completar una declaración de impuestos precisa.

Mantener buenos registros es esencial para administrar su negocio en general. Además de las herramientas de contabilidad estándar que mencionamos, debe realizar un seguimiento de los datos de los niños y del personal, las tasas de asistencia, las comidas y más. Asegúrese de considerar también los sistemas de administración de cuidado infantil (CCMS) para estas necesidades. Los sistemas como Brightwheel, Wonderschool, Procare o EZCare pueden ayudar con la facturación, la asistencia y asuntos relacionados. Para obtener más información sobre las plataformas CCMS, consulte el Anexo C.

Área de Inversión 2: Dotación de Personal

¿Tiene dificultades para mantener al personal, contratar personal nuevo o buscar formas de recompensar a su personal?

Una característica básica del Programa de Subsidios para la Estabilización del Cuidado Infantil es que los fondos se pueden utilizar para enfrentar los desafíos apremiantes que ha presentado la crisis de personal. Ahora más que nunca, la dotación de personal es un componente integral del modelo comercial de cuidado infantil. Sin el personal necesario, otros componentes de la capacidad de operación del negocio están en riesgo. El uso de los fondos de la subvención para aumentos salariales temporales y bonificaciones es una excelente manera de impulsar fondos muy necesarios para la fuerza laboral de cuidado infantil y recompensar a sus empleados que trabajan arduamente.

Encontrar formas de aumentar la retención del personal puede requerir múltiples enfoques. Podría haber algunas acciones rápidas que puede implementar para ayudar en la retención, como ofrecer una bonificación o un diferencial salarial temporal, pagar sustitutos para darle a su personal tiempo libre adicional y otras formas de reconocer y recompensar al personal. También existen enfoques a más largo plazo, como aumentar la escala salarial, los beneficios del personal y el tiempo libre remunerado, y apoyar el desarrollo profesional del personal. La mayoría de estas estrategias tendrán implicaciones presupuestarias; se recomienda que los planifique en su presupuesto para comprender lo que puede pagar.

Las mismas estrategias se pueden aplicar en su búsqueda de atraer personal calificado. En un mercado de empleados altamente competitivo, debe considerar el uso de fondos de subvenciones para ofrecer un bono de inicio de sesión para nuevos empleados y ofrecer incentivos de referencia de empleados al personal existente. La bonificación se puede estructurar de manera que ayude a la retención de su nuevo personal, por ejemplo, un nuevo miembro del personal recibirá su bonificación después de 6 meses en el trabajo con un desempeño satisfactorio.

Si bien la compensación es probablemente el factor número uno para que alguien elija entrar y permanecer en un trabajo, los beneficios también son una parte fundamental de su decisión.

Hay muchas razones por las que debería ofrecer beneficios, y estas son algunas de ellas:

• Mejora de la satisfacción del personal que ayuda a aumentar la retención del personal. ¡Los empleados felices y saludables son empleados más comprometidos!

• Hace que el empleador sea más competitivo en un mercado laboral ajustado. Esto es lo que podría separarlo de otro programa que ofrezca un pago similar.

• Permite que el personal sepa que son valorados y que usted los apoya en sus necesidades.

La pandemia ha generado diferentes necesidades y consideraciones para los empleados, y necesitan un lugar de trabajo que pueda satisfacer esas necesidades.

Proporcionar beneficios no tiene que ser un concepto de todo o nada. Hay diferentes beneficios que se pueden ofrecer, con diferentes puntos de precio (algunos pueden ser de poco o ningún costo, otros pueden ser más significativos). Incluso pequeños aumentos pueden marcar una gran diferencia en un mercado laboral ajustado. Es posible que se pregunte por dónde empezar y cuáles son sus opciones. Lo que es más importante, desea asegurarse de que, independientemente de lo que se ofrezca, sus empleados puedan 1) ver el valor en ellos, 2) entenderlos fácilmente y 3) acceder a ellos fácilmente.

Si bien esta no es una lista completa, estos son algunos de los beneficios comunes que una empresa puede ofrecer a los empleados:

• Tiempo libre pagado (PTO)

• Seguro de salud

• Jubilación

• Seguro complementario (incluidos los programas de asistencia al empleado)

• Asistencia de matrícula y desarrollo del personal

• Cuidado de los niños

Para obtener más información sobre estas ofertas, puede comenzar investigando los proveedores de seguros tradicionales. Es posible que su compañía de nómina existente u otros proveedores de servicios de nómina en línea como Gusto o Zenefits puedan brindar ciertos beneficios. También existen Organizaciones de Empleadores Profesionales y redes de servicios compartidos y otras plataformas de colaboración, como su cámara de comercio local que puede ofrecer otras formas de proporcionar beneficios para su personal o descuentos para hacerlo. Además de ofrecer un seguro de salud patrocinado por la compañía, aún puede apoyar a sus empleados de forma individual para que accedan a un seguro de salud gratuito o de bajo costo a través del mercado de la Ley del Cuidado de Salud a Bajo Precio. Asegúrese de que los empleados sepan para qué pueden calificar y facilite una conexión para que trabajen con un navegador de atención médica gratuito que pueda guiarlos a través de sus opciones. Para opciones de atención médica más asequibles, haga clic aquí.

¿Te pagas a ti mismo?

Como miembro del personal del programa de cuidado infantil, puede y debe pagarse a sí mismo con regularidad. Si bien esto puede ser lo último que tenga en mente cuando se trata de su lista de gastos, no debe descuidarse y debe tratarse como cualquier otra obligación de nómina.

Para determinar cuánto debe pagarse a sí mismo, puede comenzar por redactar un presupuesto mensual y hacer un seguimiento de sus ingresos y gastos reales para comprender cuánto ingresa y paga normalmente en gastos durante el mes. Esto le permitirá ver cuálpuede ser un salario razonable, teniendo en cuenta que si es propietario único, su salario no puede exceder sus ingresos.

Cualquier pago a los propietarios debe tratarse como lo haría con cualquier otra nómina regular. Si recibe pago como empleado W-2, entonces usaría la misma documentación que usaría para cualquier empleado pagado. Deberá registrar los pagos a usted mismo y tener una cuenta bancaria comercial puede ayudarlo en este proceso. Esto le permitirá separar los fondos personales de los comerciales y lo ayudará a realizar un seguimiento de sus pagos.

¿Le gustaría continuar la educación o capacitación del personal?

Los beneficios del personal van desde el pago hasta beneficios que impactan en la satisfacción profesional. Brindar oportunidades para invertir en su personal y mejorar sus habilidades beneficiará la calidad de su programa y posiblemente ayude a retener personal calificado. Una inversión en su personal puede allanar el camino para nuevos programas de arte, música y lectura, así como nuevas técnicas de aprendizaje infantil. Estos programas también pueden hacer que su negocio de cuidado infantil sea más atractivo para las familias y ayudar a estabilizar la inscripción con el tiempo.

Para los proveedores en su hogar, programar tiempo para el desarrollo profesional puede ser un desafío. Puede usar los fondos adicionales para cubrir el costo o los gastos asociados con el tiempo libre o los cierres de sitios para tomar días de desarrollo profesional o pagar la cobertura de personal adicional que pueda necesitar para asistir a las capacitaciones. Los fondos también se pueden utilizar para cubrir los gastos de viaje del personal o las dietas asociadas con el desarrollo profesional.

Área de Inversión 3: Inscripción

¿Tiene dificultades para mantener o aumentar la inscripción en su programa?

La pandemia ha puesto de relieve la necesidad de que las empresas de cuidado infantil reconsideren sus esfuerzos, herramientas y estrategias de marketing para impulsar (o simplemente mantener) la inscripción de niños. Por lo general, los esfuerzos de marketing serían el primer recorte de gastos del presupuesto operativo ya ajustado para la mayoría de los programas. Sin embargo, ahora que asegurar las inscripciones es más importante que nunca, es aconsejable considerar utilizar estos fondos para realizar actividades de marketing. Esto podría consistir en diseñar y comprar materiales promocionales, como volantes y folletos, iniciar o actualizar un sitio web del programa, actualizar la señalización, ofrecer incentivos para que los padres se inscriban y comprar anuncios pagados.

Hay algunas actividades sin costo que se pueden realizar para respaldar su inscripción, como mantener activamente su lista de espera y comunicarse con esas familias tan pronto como haya una vacante.
También puede encontrar que una suscripción a un programa de servicios compartidos como Wonderschool podría ayudar a expandir su red y ofrecer soporte de marketing, además de oportunidades de ahorro de costos.

Área de Inversión 4: Mejoras en las Instalaciones, Tecnología o Equipo

¿Necesita realizar mejoras en su Hogar o Centro?

Es posible que tenga una lista de mejoras de calidad o salud y seguridad del programa que deben realizarse en su centro. Invertir en sus instalaciones puede ayudar a cumplir diferentes objetivos comerciales y brindar una mejor experiencia general para los niños y adultos que ocupan las instalaciones. Además de las nuevas necesidades de salud y seguridad a las que puede adaptarse, los fondos de subvenciones pueden ayudarlo a abordar finalmente algunas de esas inversiones a largo plazo tan necesarias. Algunas estrategias incluyen reemplazar su sistema de calefacción o aireacondicionado, proporcionar nuevos accesorios de baño e inodoros, o incluso renovar la cocina para un servicio más eficiente e higiénico.

Navegar por un proyecto de mejora de las instalaciones y la búsqueda de un buen contratista puede ser un reto, por lo que hemos incluido algunos consejos en ANEXO B.