Oportunidades fiscales para el cuidado infantil: Costos de transporte y alimentos
Aprenda cómo deducir estos gastos en sus impuestos para ahorrar dinero
Introducción
Los impuestos son una consideración importante para cualquier empresa. Si bien la época de impuestos puede causar ansiedad a los propietarios de negocios, también ofrece oportunidades para que las pequeñas empresas ahorren dinero y reduzcan el riesgo de problemas futuros. Es fundamental pagar los impuestos y seguir las normas del IRS, y es importante aprovechar todas las deducciones y créditos fiscales a los que puede optar su empresa.
Para las empresas de cuidado de niños en el hogar, hay dos áreas que a menudo se malinterpretan cuando se trata de deducciones fiscales. Las implicaciones fiscales de los gastos de transporte y alimentación pueden ser confusas, pero cuando se clasifican adecuadamente, estos gastos empresariales ofrecen oportunidades de deducción fiscal. Esta guía desglosa los aspectos básicos de ambos temas a la hora de declarar impuestos y explica cómo deducirlos.
Comprender los costos de transporte y sus impuestos
Muchos proveedores de cuidado infantil en el hogar utilizan su propio auto o camioneta para llevar a cabo actividades empresariales. Esto puede ser tan simple como el auto personal que también utiliza para comprar suministros para su negocio, o una camioneta que compró para transportar a los niños hacia y desde la escuela como parte de su negocio de cuidado de niños. Según el IRS, los gastos de transporte pueden deducirse de sus impuestos si están relacionados con el "transcurso habitual" de su negocio. Señalan que algunos gastos típicos pueden incluir llevar y recoger a los niños de la escuela, excursiones y viajes para comprar suministros relacionados con el negocio.
Dado que los gastos de transporte deben estar relacionados con la empresa, el objetivo principal de los viajes elegibles debe ser la empresa, aunque también haya beneficios personales indirectos. Por ejemplo, si va regularmente a Costco a comprar suministros a granel para su programa de guardería, pero mientras está allí compra un bote de pepinillos para su familia, ese viaje es deducible. Por otro lado, si está en el supermercado recogiendo la compra de la semana para su familia y añade a la lista unas toallitas para el negocio, el viaje no es deducible porque la finalidad principal de ese viaje a la tienda era personal.
¿Cómo puedo deducir los gastos de transporte?
Los gastos de vehículo y transporte se acumulan con el tiempo, por lo que es esencial llevar registros precisos y conocer las opciones de deducción.
Hay dos formas de deducir los gastos de transporte en sus impuestos:
La tarifa estándar de millaje proporciona un costo simple por milla (fijado por el IRS) que se utiliza para calcular su deducción. (Esta opción solo está disponible para las empresas de cuidado infantil a domicilio.)
El método de gastos reales utiliza los costos de su vehículo y desplazamiento para calcular su deducción. (Esta opción está abierta tanto a las guarderías a domicilio como a los centros de cuidado infantil.)
He aquí los pros y los contras de cada opción:
Advertencia
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| Pros y contras | Tasa estándar de millaje | Método de gastos reales |
|---|---|---|
| Pros | Fácil de hacer Menos registros que recopilar y conservar Sólo necesita hacer un seguimiento de las millas recorridos por motivos profesionales |
Puede suponer una mayor deducción, sobre todo si utiliza mucho el auto para trabajar |
| Contras | Limitado a una tarifa fija por milla | Lleva tiempo reunir todos los gastos y hay que conservar los recibos Debe registrar las millas recorridas por motivos profesionales y personales |
Independientemente del método que utilice, necesita un registro sencillo en el que anote el número de millas recorridas con su auto en relación con fines profesionales. El registro debe incluir:
La fecha
La distancia recorrida
Dónde fue
El propósito (empresarial o personal) de la forma más específica posible
Si utiliza la tarifa estándar de millaje, a partir del 1 de enero de 2023, la tarifa de millaje estándar para uso comercial aumentó a 65.5 centavos por milla.
Tenga en cuenta que, si utiliza la tarifa estándar de kilometraje, puede deducir las tasas de estacionamiento y los peajes acumulados mientras trabaja, pero las multas de estacionamiento y otras tasas por infracción no son deducibles.
A menos que utilice mucho su vehículo para su negocio de cuidado de niños, la Tarifa Estándar de Kilometraje es fácil y justa. Si utiliza mucho el auto para su trabajo, puede que le convenga utilizar el método de gastos reales. Requiere llevar más registros, pero puede dar lugar a una deducción mayor.
Con el método de gastos reales, recopilará recibos u otros comprobantes de pago de todos los gastos relacionados con su vehículo. La hoja de cálculo de gastos del vehículo que se incluye a continuación puede ayudarle a recopilar el monto total de los gastos reales de su vehículo. Si tiene un vehículo dedicado al trabajo, todos los gastos serán gastos de empresa.
Si utiliza su vehículo para el trabajo y para gastos personales, este método requiere que multiplique el total de sus gastos reales por el porcentaje de millas recorridos para el trabajo. Para determinarlo, tome su registro de millaje y divida las millas recorridas por trabajo entre el total de millas recorridas en el año. A continuación, multiplique sus gastos totales por este porcentaje.
He aquí un ejemplo de la utilización del método de los gastos reales: Un proveedor de cuidado infantil a domicilio recorrió 3,000 millas por motivos profesionales. En total, condujo su automóvil por motivos laborales y personales durante 10,000 millas a lo largo del año. Tuvo $6,000 en gastos reales del auto. En primer lugar, el proveedor dividirá sus millas conducidas por motivos de trabajo, 3,000, por el total de millas conducidas, 10,000, para obtener 0.30 o 30%. A continuación, multiplicará sus gastos totales del vehículo de $6,000 por el 30% para determinar su deducción por uso profesional del vehículo, que sería de $1,800.
Hoja de trabajo de gastos del vehículo
| CATEGORÍA | DESCRIPCIÓN | TOTAL GASTOS |
|---|---|---|
| Licencias y tasas de matriculación | El costo de obtener y renovar una licencia, las inspecciones y los costos de registro. | |
| Gas y petróleo | Los gastos de gasolina o diesel, así como de aceite y cambios de aceite del auto. También pueden incluirse los gastos de recarga de los vehículos eléctricos. | |
| Peajes | Pagos por acceder a autopistas, autovías y puentes de peaje. | |
| Pagos de alquiler | Pagos por un vehículo alquilado utilizado para trabajar. (Nota: los pagos de préstamos para vehículos financiados no se pueden gastar.) | |
| RReparaciones y mantenimiento | Para el vehículo, incluidas las "revisiones" preventivas. | |
| Tasas de garaje y estacionamiento | Para guardar el vehículo de forma habitual (como un estacionamiento fuera de la vía pública en una ciudad) o temporal (como un estacionamiento en un aeropuerto mientras esperas a que le recojan). | |
| Seguros | Para el vehículo aunque no lo exija su estado. |
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| Total |
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Comprender los costos de alimentos y comidas y sus impuestos
Los gastos de comida de los niños a su cargo son deducibles para su empresa de cuidado infantil, aunque hay dos excepciones a la hora de declarar los gastos de comida de su empresa a efectos fiscales. En primer lugar, si sus propios hijos están matriculados en su guardería, las comidas para ellos no son deducibles. En segundo lugar, si tiene empleados a los que proporciona la comida, sus gastos sólo son deducibles al 50%.
¿Cómo puedo deducir los gastos de comida?
Hay un par de maneras de declarar los gastos de alimentación relacionados con su negocio:
La tarifa estándar de comidas implica llevar un registro de los tipos y números de comidas, y multiplicar esos totales por una cantidad fija, publicada anualmente por el gobierno federal. (Esta opción está abierta tanto a las guarderías a domicilio como a los centros de cuidado infantil).
Si utiliza el método de gastos reales, deberá llevar un registro de todos los gastos de alimentación, incluidos los recibos. (Esta opción solo está disponible para las empresas de cuidado infantil a domicilio.) Aquí están los pros y los contras de cada opción:
| Pros/Contras | Tarifa estándar por comida |
Gastos reales |
|---|---|---|
| Pros | Mayor facilidad de registro Todavía puede deducir las comidas y meriendas no reembolsados |
Incluye todos los gastos |
| Contras | Se sigue exigiendo que se conserven los datos de cada niño subvencionable, incluidos el nombre, las fechas y horas de asistencia, y el número y tipo de comidas servidas. | Mayor control y carga de registro Más tiempo y recursos |
La tarifa estándar para comidas proporciona una tarifa fija opcional que los proveedores a domicilio pueden utilizar para calcular el costo deducible de la comida de los niños subvencionables a su cargo, en lugar de hacer un seguimiento de los costos reales. Cada año, el Departamento de Agricultura establece una tarifa estándar para el desayuno, el almuerzo o la cena y la merienda. Esta tarifa estándar se basa en la tarifa del Nivel I del Programa de Alimentación para el Cuidado de Niños y Adultos (CACFP, por sus siglas en inglés). Utilizando este método, puede calcular su deducción fiscal relacionada con la alimentación en un mínimo de un desayuno, un almuerzo y tres meriendas por niño elegible por día.
Haga clic AQUÍ para obtener más información sobre las tasas de reembolso del CACFP 2022-2023.
¿Y el CACFP?
El Programa de Alimentación para el Cuidado de Niños y Adultos (CACFP, por sus siglas en inglés) es un programa federal que ofrece reembolsos por comidas y meriendas nutritivos a los niños que reúnen los requisitos y que están inscritos en programas de cuidado infantil participantes. Si usted participa en un programa del CACFP, puede recibir reembolso del patrocinador del CACFP en su estado por hasta dos comidas y una merienda por persona inscrita por día. Las tarifas del CACFP se establecen como la Tarifa Estándar de Comidas y los reembolsos se basan en el tipo y número de comidas servidas en su programa de cuidado infantil. Puede encontrar las últimas tarifas del CACFP aquí.
Si usted está inscrito en el CACFP, los reembolsos deben considerarse a la hora de declarar impuestos junto con sus gastos deducibles de alimentos. El método preferido para incluir el CACFP en sus impuestos es reportar todos los reembolsos bajo ingresos, luego deducir los gastos de comida en su totalidad usando uno de los métodos descritos anteriormente. También puede calcular sus gastos de comida comparándolos con la cantidad de reembolso que recibe; esto se llama el Método de Compensación. Si utiliza el método de compensación y sus gastos de alimentación son superiores al reembolso recibido, puede deducir el exceso como gasto de alimentación. Si sus gastos de alimentación son inferiores a los reembolsos recibidos, debe declarar sólo el excedente como ingreso. Sin embargo, el método de compensación no es el preferido, ya que es más difícil de controlar y puede dar lugar a una inspección más detallada por parte del inspector del IRS.
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